Table of Contents
Trong những năm gần đây, dịch vụ văn phòng ảo không còn quá xa lạ với doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không tìm hiểu kỹ bạn sẽ không biết được văn phòng ảo là địa chỉ ảo hay thật. Cùng Dapitale tìm hiểu văn phòng ảo là gì và những điều cân nhắc trước khi thuê văn phòng ảo nhé!
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (tiếng Anh: Virtual Office) là dịch vụ cho thuê địa chỉ văn phòng hoặc tòa nhà để thể hiện trên giấy phép đăng ký kinh doanh tại Việt Nam mà không cần đến diện tích thực tế.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã du nhập vào nước ta từ năm 2006. Khi mới bắt đầu, dịch vụ này chỉ cung cấp địa chỉ văn phòng, tòa nhà. Tuy nhiên nó đã nhanh chóng cập nhật nhiều dịch vụ khác nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Ngày nay văn phòng ảo được trang bị đầy đủ tiện ích của một văn phòng thực tế như: bộ phận lễ tân, thông tin liên lạc (số điện thoại, số fax, phòng giao dịch..). Đây chính là biện pháp cắt giảm chi phí của nhiều doanh nghiệp start-up, chi nhánh công ty, những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, văn phòng ảo dễ bị hiểu nhầm với văn phòng chia sẻ hay văn phòng giao dịch (một loại văn phòng nhiều chức năng hơn).
Lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Tiết kiệm chi phí
Để giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp trẻ về cơ sở hạ tầng, dịch vụ văn phòng ảo là giải pháp tốt nhất cung cấp môi trường làm việc chuẩn cho nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí cố định để mua các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, điện thoại cố định, lắp đặt internet, chi phí vệ sinh văn phòng định kỳ…
Chi phí thuê văn phòng ảo thường rất thấp, trong khoảng 3 – 4 triệu/năm, nhưng lại khiến công việc giao dịch trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Địa chỉ đáng tin cậy
Đa số địa chỉ văn phòng ảo đều tọa lạc tại trung tâm thành phố, mặt tiền đường lớn, gần ngân hàng, nhà hàng, khách sạn và các doanh nghiệp lớn. Với một địa chỉ “đẹp” như vậy, khách hàng không chỉ dễ dàng tìm đến công ty, mà còn tăng độ uy tín cho doanh nghiệp. Vì một công ty nằm trong “hốc hẻm” thì khách phải tốn nhiều công sức tìm kiếm, gây bực bội, có khi doanh nghiệp của bạn còn bị cho là công ty ma.
Không gian làm việc chuyên nghiệp
Văn phòng ảo được các chủ đầu tư tâm lý trang bị các thiết bị văn phòng chuyên nghiệp, sang trọng với đầy đủ tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn riêng, bàn ghế tiếp khách, máy lọc nước nóng lạnh, điều hòa ổn định…
Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp chỉ cần bộ phận lễ tân đại diện chuyên làm nhiệm vụ tiếp đón khách hàng. Vì vậy, các nhân viên ở bộ phận khác có thể linh động nơi làm việc, không bắt buộc phải đến công ty nếu không phải họp hành, gặp gỡ đối tác.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Nếu không tìm hiểu kỹ vấn đề pháp lý, có thể bạn sẽ cảm thấy hoang mang và mất lòng tin với dịch vụ văn phòng ảo. Tên gọi là văn phòng ảo nhưng nó là một địa chỉ thật.
Về mặt pháp lý, hiện việc thuê và cho thuê văn phòng ảo là không bị cấm. Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, trụ sở giao dịch phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định (số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố); đồng thời phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Dù là văn phòng ảo hay văn phòng thật, miễn là doanh nghiệp có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh.
Văn phòng ảo có phải là văn phòng chia sẻ không?
Nhiều người cho rằng văn phòng ảo chính là văn phòng chia sẻ. Thật ra, văn phòng chia sẻ đơn giản là một dạng văn phòng phục vụ cho nhu cầu làm việc của nhiều người. Nó là kiểu không gian làm việc được share cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Những người có nhu cầu dùng văn phòng chia sẻ thường là các nhân viên văn phòng hoặc những người có nhu cầu làm việc văn phòng trong một thời gian ngắn.
Có thể thấy, văn phòng ảo được tổ chức dưới dạng vĩ mô, bao gồm đầy đủ các dịch vụ cần thiết của một doanh nghiệp từ lễ tân, phòng họp, phòng làm việc và phòng giao dịch khách hàng. Còn văn phòng chia sẻ được thiết lập dưới dạng vi mô, chủ yếu phục vụ về mặt không gian cho mục đích và hoạt động của nhiều cá nhân trong thời gian ngắn.
Kinh nghiệm thuê dịch vụ văn phòng ảo
Văn phòng ảo là nhu cầu của nhiều công ty mới thành lập, các chi nhánh của công ty. Chính vì nhu cầu ngày càng gia tăng, kéo theo địa chỉ cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cũng ngày một nhiều, khiến cho doanh nghiệp khó lòng chọn được một nơi uy tín và chuyên nghiệp.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lựa chọn và còn khá e ngại với những địa chỉ cho thuê văn phòng ảo, hãy tham khảo kinh nghiệm dưới đây.
Chọn vị trí thuê trước tiên
Một địa điểm đẹp, văn phòng mặt phố, nằm ở trục đường lớn là lợi thế. Tuy nhiên, nó cũng có hạn chế về nhiều mặt:
- Thường xuyên chịu chung nạn kẹt xe vào giờ cao điểm;
- Phải tốn chi phí báo cáo thuế hàng tháng;
- Chi phí cho thuê cao hơn các khu vực lân cận.
Đặc thù của những công ty thuê văn phòng ảo là thường rất ít tiếp xúc với khách hàng tại công ty. Do đó, chỉ cần nơi có vị trí giao thông thuận tiện, lượng người qua lại vừa phải, không gian làm việc mang tính sáng tạo là đủ.
Hiểu văn hóa của người cho thuê
Điểm này cũng khá quan trọng khi bạn quyết định thuê văn phòng ảo lâu dài. Giả sử phong cách làm việc của công ty bạn khá năng động, nhân viên thích giải trí, party nhưng chủ tòa nhà lại thích sự tĩnh lặng, nghiêm túc thì cần phải xem xét lại.
Tiện nghi cần thiết
Trước khi tìm hiểu giá, bạn nên liệt kê những tiện ích cần thiết mà công ty sẽ cần đến. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau. Có thể bạn chỉ cần 1 địa chỉ uy tín, trong khi doanh nghiệp khác sẽ cần đến nhiều phòng ban, thiết bị văn phòng phẩm…
Thực hiện tốt bước này, bạn sẽ giúp công ty tiết kiệm nhiều khoản chi không cần thiết, đáp ứng đúng mục đích thuê.
Giá thuê văn phòng ảo
Một trong những điều cần lưu ý trong khi tìm địa chỉ cho thuê văn phòng ảo chính là cân nhắc về tài chính và thỏa thuận rõ ràng về giá cả.
Hãy tham khảo giá ở nhiều văn phòng trong khu vực mà bạn đã khoanh vùng, từ đó đưa ra quyết định thích hợp nhất.
Phong thủy
Nghe có vẻ hơi tâm linh, nhưng đây cũng là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, vì không phải bạn và nhân viên chỉ làm việc tại đây trong vài ngày, vài tháng.
Phong cách bài trí, màu sắc nội thất và hướng văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến việc kinh doanh của công ty, nhất là các doanh nghiệp bất động sản. Do đó, bạn cũng nên xem xét trước khi đưa ra quyết định nhé!
Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu được văn phòng ảo là gì. Chúc bạn tìm được địa chỉ văn phòng ảo lý tưởng cho doanh nghiệp!